Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacybeleid wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens, ook wel contactgegevens genoemd. Bijvoorbeeld je adres, bankrekeningnummer of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Wanneer een vereniging, zoals de Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden, die persoonsgegevens heeft, moet ze daar zorgvuldig mee omgaan. Dat doen wij dus ook. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Van wie verwerkt Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden persoonsgegevens?
Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden verwerkt persoonsgegevens van de leden en oud-leden van de vereniging Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden. De gegevens van oud-leden worden bewaard met het oog op een eventuele reünie en andere verenigingsactiviteiten. Wie lid is, wordt bepaald in de statuten van de Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De secretaris, als functionaris gegevensbescherming, en de ledenadministrateurs, als verwerkingsverantwoordelijken, van Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden verwerken persoonsgegevens in de administratieve applicatie van Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden en de eventueel daaraan gerelateerde applicaties. Deze applicatie is de speciaal ontwikkelde ledentool van de Limburgse Bond van Muziekgezelschappen (LBM), die alle aangesloten muziekgezelschappen in Limburg gebruiken. Deze gegevens worden natuurlijk beveiligd en beschermd tegen virussen en hacken. Dat laatste in de mate van het mogelijke. Wij gebruiken legitieme software, doen systeem updates, gebruiken unieke wachtwoorden en/of een password manager en gebruiken antivirus software/firewall.

Degenen die persoonsgegevens verwerken, hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Waarvoor verwerkt Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van de Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden, aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Je hebt die verstrekt en geeft daarbij ook toestemming om die gegevens te gebruiken. Met behulp van jouw gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld gebruiken om een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aan te vragen als je als vrijwilliger werkt met onze jeugd.

Als je eenmaal lid of relatie van de Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, zoals bijvoorbeeld de contributie.

De gegevens kunnen in een enkele geval ook gebruikt worden voor promotiedoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit. Wil je niet benaderd worden dan kun je dat eenvoudig aangeven aan de secretaris (secretaris@koheijsden.nl.)

Indien gegevens moeten te worden verstuurd aan een koepelorganisatie, bijvoorbeeld de Limburgse Bond van Muziekgezelschappen of de Limburgse Bond van Tamboerkorpsen (voor o.a. contributiedoeleinden of deelname aan een concours) zal daarvoor een verwerkersovereenkomst worden opgesteld, waarbij de privacy conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt bewaakt.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses, enzovoorts.

Verwerkt Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden ook bijzondere persoonsgegevens? 
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, religie, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken deze gegevens niet. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat op basis van de wet zouden moeten doen en met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Anders doen wij dat dus niet.

De Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden controleert actief of gegevens die, van de wet, niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd voor verenigingsdoeleinden.

Hoe gaat Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Naast de secretaris en de ledenadministrateurs, kan het bestuur, indien noodzakelijk, jouw gegevens inzien. Binnen een onderdeel (harmonieorkest, drumband, jeugdorkest e.d.), kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer uitwisselen (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren, dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement, concours of iets dergelijks en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Wij zullen nooit gegevens uitwisselen met externe partijen buiten de EU.

 Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is deze informatie nuttig om oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie, een concert, e.d. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. Wij bewaren daarom jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens? 
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden van mij verwerkt?
De gegevens kunnen worden ingezien bij de secretaris en/of de ledenadministrateur. Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Wij mogen jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming. Je hebt altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? 
Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kun je terecht bij de secretaris of de ledenadministrateurs en voor klachten bij het bestuur. Mocht je niet tevreden zijn, kun je ook nog altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Indien je geen prijs stelt op informatie uit de vereniging, of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van jouw gegevens, kun je dat aan ons doorgeven. Wij zullen in dat geval altijd reageren op jouw verzoek.

Wijzigingen privacybeleid
De Koninklijke Oude Harmonie van Eijsden behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Mocht dat nodig zijn, zullen wij dat altijd intern publiceren. Het is verstandig om dit privacybeleid voor het gebruik regelmatig te bekijken op deze website, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.

Disclaimer
Wij proberen zo zorgvuldig mogelijk met de privacybelangen om te gaan. Mocht u op enige foto staan afgebeeld en u hebt geen uitdrukkelijke toestemming gegeven, verzoeken wij u contact met ons op te nemen. Wij zullen die foto zo snel mogelijk verwijderen.  Mail naar: secretaris@koheijsden.nl. 

Uiteraard kunnen ook foto’s op deze pagina zijn gepubliceerd in het kader van de vrijheid van meningsuiting.